1、確保紙質(zhì)載體檔案安全。

傳統(tǒng)的檔案保存方式存在著諸多的安全問題，例如可能會造成檔案文件損壞缺失等等一系列的問題，所以事先電子檔案進行信息紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，可以降低紙質(zhì)檔案利用頻率，從而減少了對紙質(zhì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高了紙質(zhì)檔案原件的安全系數(shù)。

2、具備多元化的功能服務滿足企業(yè)管理需求

為了滿足計量技術(shù)機構(gòu)電子文件檔案管理的需求，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)運用信息化技術(shù)手段對系統(tǒng)進行需求分析的基礎上，構(gòu)建了檔案收集錄入、整編歸檔、鑒定銷毀、檢索查詢和統(tǒng)計打印等等功能模塊，結(jié)合各方面信息技術(shù)來進行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計，使數(shù)據(jù)從各相關部門直接流入檔案系統(tǒng)，由檔案系統(tǒng)將收集的數(shù)據(jù)加工整理后呈現(xiàn)給機構(gòu)用戶，實現(xiàn)計量檔案信息共享。